Gastbeitrag von André Kolley
Über den Autor: André Kolley ist seit Ende 2022 Referent im Niedersächsischen Kultusministerium und verantwortet dort den Bereich Ganztagsschule, mitsamt der dazugehörigen pädagogischen, organisatorischen und landesweiten Umsetzung. Nach verschiedenen Funktionsstellen im schulischen Bereich war er als schulfachlicher Dezernent (unter anderem mit der Fachaufgabe Ganztag und nichtlehrendes Personal) in der Niedersächsischen Landesschulbehörde und im Anschluss im Regionalen Landesamt für Schule und Bildung Hannover tätig und begleitete vielfältige Schulentwicklungs- und Beteiligungsprozesse. Als Speaker, Referent, BarCamp-Organisator und Workshop-Leiter wirbt er über die Grenzen Niedersachsens hinaus für eine partizipative Ganztagsschule, die auch digitale Werkzeuge in multiprofessionellen Teams sinnvoll nutzt.
Die wachsende Anzahl pädagogischer Fachkräfte und externer Kooperationspartner an Ganztags(grund)schulen bringt viele Vorteile, aber auch neue Herausforderungen mit sich. In diesem Text erfahren Sie anhand von drei konkreten Beispielen, wie Kipti die häufigsten Probleme in der schulischen Kommunikation, Dokumentation und sprachlichen Verständigung praktisch lösen und damit den Alltag an Schulen erheblich erleichtern kann. Nicht erst mit dem perspektivischen Rechtsanspruch ab dem 01.08.2026 werden neben den Lehrkräften und den pädagogischen Fachkräften der Ganztagsgrundschulen weitere Personen das schulische Angebot ergänzen. Bereits heute arbeiten viele Ganztags(-grund)schulen mit außerschulischen Partnern zusammen, sodass zahlreiche weitere Akteure in die tägliche pädagogische Arbeit eingebunden sind. Mit der steigenden Zahl an Beteiligten im System Schule wird die datenschutzkonforme Kommunikation zwischen den schulischen Mitarbeitenden und externen Kooperationspartnern zunehmend erschwert, da viele vorhandene Softwarelösungen keine direkte Kommunikation ermöglichen. Gerade angesichts der aktuell schwierigen Unterrichtsversorgung und den damit verbundenen organisatorischen Anpassungen im Verlauf eines Schultages oder einer Schulwoche fehlt es an einer einfachen und schnellen Softwarelösung zur Kommunikation mit dem Kollegium und den Erziehungsberechtigten. Auch für externe Partner der Schule ist es oft schwierig, im Bedarfsfall die richtigen Personen zeitnah zu erreichen und umfassend zu informieren. Anhand von drei typischen Beispielen soll im Folgenden gezeigt werden, warum Kipti mit seiner vereinfachten Kommunikationsstruktur eine effektive Unterstützung bieten und somit den schulischen Alltag erleichtern kann:
Unzureichender und unstrukturierter Informationsaustausch
Aus der Praxis kennen es alle schulischen Mitarbeitenden: Der Schultag beginnt, und aufgrund kurzfristiger Krankheitsfälle muss hektisch mit Hilfe der gängigen Stundenplanprogramme der Tagesablauf durch Vertretungen und Ausfälle organisiert werden. Während die Darstellung der Vertretungspläne meist reibungslos funktioniert, stellt die direkte, einfache und schnelle Informationsweitergabe insbesondere in Ganztagsschulen häufig eine Herausforderung dar. Ein zentrales Problem dabei ist, dass der notwendige Informationsaustausch zwischen Lehrkräften, pädagogischen Mitarbeitenden, der Schulsozialarbeit, den Erziehungsberechtigten sowie externen Fachkräften von den bisherigen Stundenplanprogrammen kaum unterstützt wird. Es fehlen schnelle, sichere, datenschutzkonforme und praktikable Lösungen, was die Zusammenarbeit erschwert und zusätzlichen organisatorischen Aufwand verursacht.
Warum Kipti hier unterstützt: Kipti bietet eine Plattform, die einen reibungslosen und sicheren Informationsfluss ermöglicht, multiprofessionelle Zusammenarbeit erleichtert und Datenschutz umfassend gewährleistet. Die Kooperation aller Beteiligten wird durch eine zentrale Ablage und direkte Kommunikationsmöglichkeiten wesentlich vereinfacht.
Hoher Zeitaufwand durch analoge und inkonsistente Dokumentation
Viele Schulleitungen und Lehrkräfte verwenden noch immer eine Mischung aus analogen Methoden (z. B. Papier) und diversen digitalen Tools zur Dokumentation und Organisation von z.B. Notizen. Gerade durch die parallele Nutzung unterschiedlicher digitaler Lösungen ist es zunehmend schwierig, vorhandene Informationen gebündelt weiterzugeben, dauerhaft zu speichern und jederzeit schnell wiederzufinden. Dies führt zu erheblichem Zeitverlust, inkonsistenten Informationen und erschwert eine effiziente Dokumentation. Die individuelle Begleitung von Schülerinnen und Schüler erfolgte traditionell hauptsächlich aus Sicht der Lehrkraft, wodurch wichtige Beobachtungen anderer pädagogischer Fachkräfte – insbesondere im Nachmittagsbereich – oft nur flüchtig zwischen den Stunden oder auf kleinen Notizzetteln weitergegeben wurden. Kipti ermöglicht es nun, dass z.B. Informationen aus dem Ganztagsbereich vom pädagogischen Personal direkt an die Klassenlehrkraft oder andere zuständige Personen weitergeleitet werden können. So können soziale Fähigkeiten und Fertigkeiten der Schülerinnen und Schüler losgelöst vom schulischen Notendruck des Vormittags umfassend erfasst, dokumentiert und später angemessen berücksichtigt. Auch das pädagogische Personal externer Kooperationspartner erhält damit die Möglichkeit, relevante Beobachtungen in einem geschützten Rahmen mitzuteilen, die bislang zum Nachteil der Schülerinnen und Schüler meist unberücksichtigt blieben. Dies gilt insbesondere für Anzeichen gemäß § 8a SGB VIII, die über den Tag verteilt beobachtet, datiert und für zukünftige Beratungsgespräche dokumentiert werden können.
Warum Kipti hier unterstützt: Kipti ermöglicht eine übersichtliche, zentrale und geräteübergreifende Dokumentation. Intelligente Unterstützungsfunktionen wie Sprache-zu-Text oder automatische Zusammenfassungen durch KI reduzieren den Dokumentationsaufwand erheblich und sorgen dafür, dass Informationen schnell, zuverlässig und konsistent verfügbar sind. Mit Kipti können wichtige Informationen zu Schülerinnen und Schülern effizienter als bisher erfasst, geteilt und zentral verwaltet werden, was besonders bei kurzfristigen Personalausfällen eine erhebliche Erleichterung darstellt.
Fehlende barrierefreie und mehrsprachige Kommunikation im und um das System Schule
Die Kommunikation zwischen Erziehungsberechtigten, Schule und Kooperationspartnern wird häufig durch sprachliche Barrieren sowie mangelnde barrierefreie Angebote erschwert. Das Erstellen mehrsprachiger oder barrierearmer Kommunikationsmaterialien erfordert viel Zeit und ist im Schulalltag meist nur schwer umsetzbar. Verstärkt durch die Beschäftigung von ausländischen Fachkräften, etwa aus der Ukraine, die bereits zuvor pädagogisch tätig waren, zeigt sich, dass Mehrsprachigkeit nicht nur unter Schülerinnen und Schülern, sondern auch zunehmend innerhalb des pädagogischen Personals präsent und willkommen ist. Diese Vielfalt verstärkt bestehende Herausforderungen und führt häufig zur Nutzung unterschiedlicher, nicht einheitlicher Softwarelösungen. Da die Mehrsprachigkeit zukünftig weiter zunehmen wird, ist es notwendig, zeitnah eine praktikable und sichere Kommunikationslösung bereitzustellen. Dies betrifft ebenso die externe Kommunikation der Schule, insbesondere gegenüber Erziehungsberechtigten, und sollte nicht zu zusätzlichen Belastungen der pädagogischen Fachkräfte führen, indem sie eigenständig geeignete Softwarelösungen recherchieren müssen.
Warum Kipti hier unterstützt: Die Softwarelösung Kipti bietet automatisierte Übersetzungen in verschiedene Sprachen und ermöglicht zusätzlich die Bereitstellung von Inhalten in leichter Sprache. Gerade in der aktuellen Situation können dadurch auch pädagogische Mitarbeitende mit geringen Deutschkenntnissen unkompliziert integriert und informiert werden. Insgesamt fördert Kipti somit eine verbesserte und inklusive Kommunikation mit allen Beteiligten, was insbesondere auch den Informationsfluss zu den Erziehungsberechtigten stärkt.
Wenn Kommunikationswege vereinfacht, insbesondere Dokumentationsaufwände reduziert und sprachliche Barrieren überwunden werden, entstehen für alle Beteiligten pädagogische und organisatorische Freiräume. Diese freiwerdenden Ressourcen ermöglichen es dem Personal, sich intensiver auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren: die individuelle Begleitung der Kinder und Jugendlichen auf ihrem Weg des Älterwerdens, die gezielte Unterstützung ihrer Lernprozesse und die positive Förderung ihrer Persönlichkeitsentwicklung. Letztlich kann eine mit Schulen erarbeitete Unterstützung wie Kipti somit nicht nur den Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch die Qualität der ganzheitlichen Betreuung und Bildung an Schulen nachhaltig verbessern.
Ich freue mich darauf, die Entwicklung von Kipti weiterhin aktiv mit großem Interesse zu verfolgen.
