Bedarfs-Kompass: Welche Lösung passt zu deiner Schule?

Fast alle Lehrkräfte haben KI inzwischen beruflich genutzt: Laut Deutschem Schulbarometer 2026 waren es in den zwölf Monaten vor der Befragung 90 Prozent. Gleichzeitig fühlen sich nur 48 Prozent im Umgang mit KI-Tools eher oder sehr sicher. Diese Ergebnisse beziehen sich auf Lehrkräfte an allgemeinbildenden und berufsbildenden Schulen in Deutschland. Es gibt viele Tools, und das Angebot verändert sich laufend.

Die Frage ist deshalb selten, ob ein KI-Tool gut ist. Die Frage ist, ob es zu deiner Schule passt.

Ein Tool, das an der einen Schule viel Entlastung bringt, kann an der nächsten die falsche Lösung sein. Mit dem Bedarfs-Kompass findet ihr heraus, was ihr wirklich braucht, bevor ihr euch für eine Lösung entscheidet.

Erst die Situation, dann das Tool

Andere Fachkräfte, andere Schüler:innen, andere strukturelle Voraussetzungen, andere Räumlichkeiten, andere organisatorische Aufgaben. Deshalb lohnt es sich, nicht beim Tool anzusetzen, jedenfalls nicht als Erstes.

Vielleicht kennt ihr diesen Ablauf: Tool entdecken, ausprobieren, hoffen, dass es passt. Am Ende bleibt ein Zugang, den nach drei Wochen niemand mehr öffnet.

Wir schlagen vor, die Reihenfolge umzudrehen: Situation verstehen, Bedarf klären, passende Lösung finden.

Bevor ihr eine Lösung auswählt, braucht ihr ein genaues Bild davon, was bei euch tatsächlich Zeit und Kraft kostet. Im Grunde ist das eine Prozessanalyse, wie sie in vielen Organisationen üblich ist, nur schlank und auf Schule zugeschnitten. Mit einem wichtigen Unterschied: In der Schule zählt nicht nur, wie lange etwas dauert, sondern auch, wie sehr es belastet.

Dazu gehört auch, die eigenen Voraussetzungen zu kennen: Wie viel Zeit könnt ihr investieren, wer macht mit, welche Ausstattung ist schon da, welches Budget steht zur Verfügung? Diese Voraussetzungen entscheiden später mit darüber, welche Lösung überhaupt realistisch ist.

Vier Fragen für euren Bedarfs-Kompass

Beantwortet die vier Fragen gemeinsam im Kollegium, am besten in kleinen Gruppen und anhand einer Situation, die alle kennen. Wichtig: In dieser Phase noch keine Lösungen suchen.

1. Was ist das Problem?

Beschreibt eine konkrete Situation statt einer Kategorie. Wer macht was, wann, und was läuft dabei nicht gut? Also nicht „Wir brauchen ChatGPT“, sondern „Ich sitze jeden Sonntag an Elternmails“.

2. Wen trifft es, und wie oft?

Einzelne Personen oder das ganze Kollegium? Täglich oder dreimal im Jahr? Und wie viel Zeit kostet es? Diese Antworten entscheiden mit darüber, ob sich der Aufwand für eine neue Lösung lohnt.

3. Wo genau entsteht die Belastung?

Gerade bei längeren Abläufen ist nicht sofort klar, woran es eigentlich hakt. Dann hilft es, den Ablauf in seine Teilschritte zu zerlegen und für jeden Schritt einzuschätzen, wie aufwendig und wie belastend er ist. Nutzt dafür eine Skala eurer Wahl, zum Beispiel Minuten für den Aufwand und Werte von 1 bis 10 für die Belastung.

Aufwand und Belastung getrennt zu betrachten lohnt sich: Eine schwierige Nachricht an Eltern ist schnell geschrieben und kann trotzdem den ganzen Abend beschäftigen. Oft zeigt sich dabei, dass nicht der ganze Prozess das Problem ist, sondern ein einzelner Schritt darin. Fragt bei diesem Schritt nach dem Warum. Häufig liegt die Ursache im Suchen nach Informationen oder an Stellen, an denen Wissen von einer Person zur nächsten wandern muss.

4. Was wäre ein Erfolg?

Stellt euch vor, es ist in sechs Monaten besser geworden. Was ist dann anders, und woran würdet ihr es merken? Je konkreter, desto besser, zum Beispiel: höchstens 30 Minuten pro Woche statt bisher ein bis zwei Stunden. Haltet dafür auch fest, wie es heute ist, sonst lässt sich später schwer vergleichen.

Rundherum: eure Ressourcen

Zeit, Personen, Geld und Ausstattung. Beim Geld lohnt sich ein zweiter Blick: Prüft, ob es Spielraum über den Förderverein oder Fördermittel gibt.

Am Ende: euer Bedarf in einem Satz

Wir brauchen eine Möglichkeit, … damit …

Zum Beispiel: Wir brauchen einen schnellen Zugriff auf aktuelle Schulinfos, damit Elternanfragen weniger Zeit kosten.

Gleiche Ausgangslage, unterschiedlicher Bedarf

Ein Beispiel. Zwei Schulen sagen zunächst dasselbe: „Die Kommunikation mit Eltern kostet zu viel Zeit.“

An der einen Schule zeigt die Analyse, dass immer wieder ähnliche Informationsmails neu geschrieben werden. Der Bedarf ist eine Möglichkeit, wiederkehrende Texte schnell anzupassen und zu versenden.

An der anderen Schule liegt die Belastung woanders: Informationen zu einzelnen Kindern sind über Mails, Notizzettel und Gespräche verteilt. Wer eine Elternanfrage beantwortet, muss erst suchen und bei Kolleg:innen nachfragen. Der Bedarf ist eine Möglichkeit, Wissen zu Schüler:innen an einem Ort zu bündeln und im Kollegium zu teilen.

Gleiche Ausgangsbeschreibung, zwei völlig unterschiedliche Lösungen.

Der Lösungs-Check

Erst jetzt schaut ihr euch konkrete Lösungen an. Legt eine Liste möglicher Optionen an und prüft jede mit denselben vier Fragen, jeweils mit ja, teils oder nein:

• Setzt sie genau an dem Teilschritt an, an dem die Belastung entsteht?
• Bringt sie uns unserem Ziel näher?
• Passt sie zu unseren Ressourcen?
• Passt sie zu den Regeln an unserer Schule, zum Beispiel beim Datenschutz?

Denkt dabei auch an die Menschen, die die Lösung nutzen sollen. Eine Lösung, die nur zwei Kolleg:innen verstehen, entlastet nicht das ganze Kollegium. Und beim Datenschutz lohnt es sich, die oder den Datenschutzbeauftragten früh einzubinden.

Nehmt ruhig auch Lösungen ohne neue Software in die Liste auf. Manchmal ist eine gemeinsame Vorlage oder eine klare Absprache die bessere Antwort. Das ist kein Scheitern, sondern genau das, was ein guter Bedarfs-Check leisten soll.

Was hier durchfällt, war vielleicht ein gutes Tool. Nur eben nicht für euch.

Wo der Kompass hilft

Besonders gut eignet sich der Kompass für organisatorische Abläufe: Elternkommunikation, Absprachen im Kollegium, Informationen zu Schüler:innen, Vertretungen oder Konferenzen. Auch bei Fragen rund um KI im Unterricht hilft er, reicht dort aber allein nicht aus. Im Unterricht geht es nicht nur um Entlastung, sondern auch darum, was Schüler:innen lernen sollen, und diese pädagogische Frage beantwortet kein Prozessschritt.

Euer nächster Schritt

Was könnt ihr in den nächsten vier Wochen an eurer Schule tun? Zum Beispiel den Kompass mit der Schulleitung besprechen, ihn gemeinsam im Kollegium ausfüllen oder mit eurem Bedarfssatz gezielt nach Lösungen suchen.

Denn am Ende geht es um mehr als gesparte Minuten. Weniger Zeit fürs Suchen und Abstimmen kann mehr Zeit für die Kinder schaffen.

Materialien für euer Kollegium

Den Bedarfs-Kompass als Übersicht, eine Vorlage zum Ausfüllen, den Lösungs-Check und eine Vorlage für die Gruppenarbeit findest du in unserer PDF. Die vier Seiten eignen sich für die gemeinsame Arbeit im Kollegium und in Kleingruppen.

Materialien herunterladen (PDF, 4 Seiten, 522 KB)

Du hast Fragen oder Anregungen? Dann melde dich gerne unter sina.schriewer@kipti.app.

Quellen zuletzt geprüft am 25. September 2026.